ضرورت بازنگري جايگاه سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري در آموزش و حرفه حسابداري

محمدعرب مازار يزدي

دنياي امروز دنياي اطلاعات است و كسي برنده است كه اطلاعات بيشتر و مربوط‌تري در اختيار داشته باشد. بي توجهي به اين مهم مي‌تواند منشاء مخاطراتي عمده در تصميم گيريها باشد. در اين مقاله ضمن بررسي مختصري پيرامون جايگاه كنوني سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري در آموزش حسابداري و نظام اطلاعاتي سازمانهاي ايراني،‌اهميت اين جايگاه مورد تأكيد قرار گرفته و چگونگي توجه جدي‌تر به اين موضوع مطرح شده است.

در ادبيات مديريت،‌تصميم گيري را از اهم وظايف مديران وگاه تمام شغل آنها مي‌دانند. ترديدي نيست كه مديران سازمانها دائماً مواجه با موقعيتهايي مي‌شوند كه نيازمند اتخاذ تصميمات درست است و تصميم گيري چيزي جز انتخاب راه كاري معين از ميان گزينه هاي موجود و ممكن نيست. آنچه بيش از هر چيز در تصميم‌گيري اهميت دارد، تعريف صحيح مشكل يا مسأله است و پس ازآن، يافتن راه‌حلهاي ممكن براي آن مسأله و نهايتاً انتخاب از ميان اين راه حل هاست كه اهميت مي‌يابد. در تمامي اين فرآيند نقش برجسته و مهم اطلاعات كاملاً مشهود است. در واقع بدون اطلاعات صحيح و نسبتاً‌ دقيق امكان تعريف درست مشكل وجود ندارد و بدون اطلاعات، نه مي‌توان راه حلهاي مناسب را مشخص كرد و نه راهنمايي براي انتخاب صحيح در دست است.

امروزه، سازمانها، اعم از كوچك و بزرگ، درگير موقعيتهاي به مراتب پيچيده‌تر از گذشته اند. موضوعاتي نظير رقابت فشرده در بازار، نوسانات اقتصادي، بحرانهاي روزمره در روابط بين المللي، پيشرفت سريع تكنولوژي در اغلب زمينه ها، حساسيت بيش از پيش عامل انساني در سازمان و بسياري از مسائل ديگر، سازمانها را بسيار دشوارتر از گذشته كرده است. مديريت از وضع «يك تصميم براي يك عمر» به وضع «يك تصميم براي يك روز» بعضاً تغيير موضع داده است. به جرأت مي‌توان گفت مديران سازمانهاي بزرگ اقتصادي،‌پنجاه سال پيش از اين به مراتب با تصميمات ساده‌تري نسبت به آنچه امروز اتخاذ مي‌كند، مواجه بوده اند.

اگر چه پيچيدگي شرايط، اهميت دسترسي به اطلاعات و افزونتر شدن نقش اطلاعات در تصميم گيريها را مضاعف كرده است، با اين همه مديران امروز نسبت به نسل پيش از خود شانس بيشتري براي دسترسي سريعتر، مطمئن تر و حتي گاه بسيار ارزانتر از گذشته به اطلاعات دارند. علت اين امر رشد بسيار سريع تكنولوژي داده پردازي به ويژه در دو دهه اخير بوده است. طي اين سالها چهره محيط هاي كاري نيز تغيير يافته و خودكار سازي بسياري از فرآيندهاي اداري با آنچه اصطلاحاً اتوماسيون اداري خوانده مي‌شود در نحوه گردآوري، فرآوري، انتشار و مبادله اطلاعات تحولات اساسي پديد آورده است. قيمتهاي بالنسبه ارزان بسياري از اين تجهيزات دفتري علي رغم ارتقاء تكنولوژيك هر روزة آن، امكاناتي بسيار خوب در اختيار مديران گذاشته و آرزوي ديرينه آنها براي افزايش سرعت دسترسي و مبادله اطلاعات تا حد مطلوب، عملاً تحقق يافته است.

علي رغم فراهم بودن امكانات سخت افزاري فرآوري و مبادله اطلاعات، مي‌توان ادعا كرد كه رشد تكنولوژي ساخت تجهيزات اطلاعاتي به مراتب بيش از رشد تكنولوژي ساخت نرم افزارهاي مناسب براي بهره برداري از اين امكانات بوده است. اگرچه شركتهاي بي شماري در سراسر جهان امروزه به توليد انواع نرم‌افزارها براي استفاده از تجهيزات موجود اشتغال دارند اما در بسياري از كشورها به ويژه كشورهاي غيرصنعتي يا در حال توسعه، نظامهاي اطلاعاتي مناسب براي بهره‌برداري بهينه از امكانات سخت افزاري موجود پديد نيامده است. اين نقيصه را نمي‌توان تماماً ناشي از ناتواني نرم افزار سازان دانست بلكه از لحاظ شكل گيري نظامهاي اطلاعاتي سازماني،‌ضعف اساسي متوجه تصميم گيرندگاني است كه به ارزش اطلاعات صحيح و به موقع واقف نبوده يا دانش كافي نسبت به امكانات فرآوري و مبادله اطلاعات ندارند. ضعف نظام اطلاعاتي در بيشتر موارد منجر به ضعف تصميم گيري و در واقع ضعف در اداره امور مي‌شود.

در اغلب سازمانها بخش عمده تصميمات مديران به نحوي درگير با اطلاعات مالي است و به همين دليل اطلاعات مالي در بيشتر موارد نقش كليدي دارد. ضعف نظام اطلاعاتي سازمان معمولاً نقصان نظام اطلاعاتي حسابداري را نيز در بطن خود دارد و ناتواني در دسترسي صحيح و به موقع به اطلاعات مالي زيانهايي گاه جبران ناپذير، به بار مي‌آورد. آيا شكل گيري يك نظام درست اطلاعات مالي در عصر پيشرفت تكنولوژي اطلاعات آن قدر مشكل است كه نبايد به فكر آن بود؟ ريشه هاي ضعف موجود در سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري بسياري از شركتها در كجاست؟ در اين بحث مختصر ضمن ارائه نكاتي در جهت يافتن پاسخ به اين قبيل سؤالات، جايگاه موضوع سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري در حرفه و آموزش حسابداري كشورمان مورد بررسي قرار مي‌گيرد.

سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري در برنامه آموزش رشته حسابداري

مباحث مربوطه به نظامهاي اطلاعاتي حسابداري در زمره موضوعاتي است كه در سالهاي اخير مورد توجه بيشتر برنامه ريزان آموزش حسابداري قرار گرفته است. در كشورهاي صادركننده تكنولوژي حسابداري نيز آموزش موضوعات مرتبط با سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري هنوز جوان است و مثل ساير دروس اين رشته، جا افتاده و شكل يافته نشده است. فردريك وو طي تحقيقي نشان داده است كه در دانشگاه‌هاي آمريكا، درس سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري داراي موضوعات واحدي نيست و اگر چه برخي از مباحث آن در دانشگاه هاي مختلف همسان و يكنواخت است اما در خيلي از موارد متفاوت است.[1] وو علت اين امر را فقدان برنامه آموزشي استاندارد شده براي درس سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري و عدم توافق نظر بين مدرسين پيرامون گنجاندن موضوعاتي نظير برنامه نويسي كامپيوتر در برنامه اين درس مي‌داند.

اگرچه امروزه در اغلب كتابها، حسابداري را به عنوان يك سيستم اطلاعاتي تعريف مي‌كنند كه كارش فرآوري داده هاي مالي است اما متأسفانه اين درس در برنامه آموزشي رشته حسابداري جايگاهي ندارد. اصولاً دروس مختلفي كه به دانشجويان رشته حسابداري در سراسر دنيا ارائه مي‌شود به گونه اي است كه دانشجويان را در موضع «استفاده كننده» از اطلاعات حسابداري قرار مي‌دهد و تقريباً در هيچ يك از دروس اين رشته (به استثناي برخي موارد جزئي در حسابداري بهاي تمام شده) دانشجويان با چگونگي شكل گيري نظام اطلاعاتي حسابداري آشنا نمي‌شوند. قوانين حاكم بر اين نظام را مي‌آموزند بدون آنكه بدانند چگونه بوجود آمده است و در سيكل حيات خود چه دورانهايي را پشت سر مي‌گذارد.

دروس اصلي رشته حسابداري آموخته هاي دانشجويان را اينگونه مورد ارزيابي قرار مي‌دهد كه اطلاعات را در مورد عمليات يك شركت در اختيارشان مي‌گذارد. نهايتاً از آنها مي‌خواهد تا چگونگي ثبت اين رويدادها در دفاتر شركت و يا انجام محاسباتي براساس ارقام و اعداد داده شده را نشان دهند. تقريباً در هيچ يك از اين دروس به دانشجويان نمي‌آموزند كه اين اطلاعات يا داده ها چگونه فراهم شده‌اند؟ به كمك چه نوع فرمهايي؟ در چند نسخه؟ با امضاي چه كساني؟ چگونه صحتشان تأييد شده؟ مستند به چه اسنادي است؟ و نظاير اينها.

به گفته كوشينگ[2] دانشجويان رشته حسابداري در آينده شغلي خود متصدي هر سمتي كه شوند با حسابداري به عنوان يك سيستم اطلاعاتي درگير خواهند بود. پس بايد آن را بشناسند و صرفاً‌به صورت جعبه سياه به آن نگاه نكنند به گفته وي دانشجويان اين رشته معمولاً‌به عنوان حسابدار، حسابرس يا مديران سازمانها مشغول بكار مي‌شوند و در هر يك از مشاغل عدم آگاهي آنها از موضوع سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري مشكلاتي را بوجود مي‌آورد. در موضع يك حسابدار آن هم با تحصيلاتي در حد كارشناس اين رشته بايد دقيقاً‌با نظام اطلاعاتي حسابداري، چگونگي تكوين آن و مسائل مختلفي از قبيل كدگذاري، طراحي فرمهاي لازم، شناخت جريان گردش اطلاعات و طراحي آن آشنا بوده و به تيم طراحي سيستمهاي اطلاعاتي در موارد لزوم كمكهاي فني ارائه دهند.

در موضع يك حسابرس نيز نمي‌توانند بدون آشنايي با موضوع سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري كار خود را صحيح انجام دهند. چگونه يك حسابرس بدون شناخت كافي از نحوه كار يك نظام اطلاعاتي و مجموعه امكانات و مستندات آن مي‌تواند صحت عملكرد آن را تأييد كرده يا زير سؤال ببرد. وقتي حسابرس دانش كافي در زمينه شناخت جريان صحيح و مطمئن اطلاعات نداشته باشد صرفاً با اتكاء به استانداردهاي پذيرفته شده حسابداري نمي‌تواند وظيفه خود را انجام داده و در مورد چند و چون صحت عمليات اظهارنظر كند. به ويژه در زمينه حسابرسي داخلي، ضعف آگاهي حسابرس از موضوع سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري مشكلي جدي‌تر خواهد بود و مي‌تواند به نتايج كار او لطمات زيادي وارد كند.

در موضع مدير يك سازمان يا بخشي از يك سازمان نيز آگاهي از كم و كيف سيستمهاي اطلاعاتي و توانايي براي مشاركت در امر طراحي نظام اطلاعاتي يا اظهارنظر در مورد كيفيت عمل آن، مسأله اي مهم و اساسي است. اگر دانشجوي حسابداري امروز،‌فردا در اين جايگاه نيز بخواهد خدمت كند فقر دانش او در زمينه سيستمهاي اطلاعاتي،‌مشكل آفرين خواهد بود.

اينكه دروس مختلف رشته حسابداري از موضع سيستمهاي اطلاعاتي به مباحث مربوطه نمي‌نگرند خاص كشور ما نيست و تقريباً در همه جاي دنيا كتابهاي رشته حسابداري به همين سياق تدوين و تأليف مي‌شود. مشكل فقدان موضوعات مربتط با سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري در ساير دروس اين رشته با گنجاندن درس يا دروس مستقلي در حوزه دانش سيستمها جبران مي‌شود. در برنامه آموزشي رشته حسابداري در دانشگاه‌هاي آمريكا اين دروس به تدريج جاي خود را باز كرده‌اند.[3] در اين قبيل آموزشهاست كه دانشجويان خود را با موضوعات عملي در طارحي و پياده كردن سيستمهاي اطلاعاتي درگير مي‌يابند و مجبور مي‌شوند براي آن فكر كند و چاره‌اي بيانديشند. حداقل براي اولين بار يك فرم صورتحساب فروش يا مثلاً رسيد انبار را خودشان طراحي كرده و يا چگونگي كدگذاري حسابهاي يك شركت را تجربه كنند.

در برنامه آموزشي رشته حسابداري در دانشگاههاي كشورمان درس سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري از جمله دروسي است كه در سطح كارشناسي ارشد به دانشجويان ارائه مي‌شود و آن هم به صورت يك درس 3 واحدي اختياري كه البته دانشجو مجاز است آن را انتخاب نكند. بنابراين ، برنامه از لحاظ بها دادن به موضوع سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري بسيار فقير است. شايد يكي از دلايل ترجيح فارغ‌التحصيلان رشته حسابداري براي كار در شركتهايي كه داراي سيستم جا افتاده حسابداري است آن باشد كه اصولاً در خود توانايي ايجاد يا اصلاح سيستمهاي اطلاعاتي و يا حداقل مشاركت در چنين فرآيندهايي را نمي‌يابند و غالباً‌در سيستمهاي بعضاً‌ ناقص يا كهنه و بي اثر موجود، هضم مي‌شوند و گاه متعصبانه از آنها دفاع هم مي‌كنند. در حالي كه اين انتظار وجود دارد كه انديشه هاي بارور شده در محيط‌هاي علمي بتواند منشاء آثاري به مراتب ارزشمندتر از اين باشد و تحولاتي را در جهت اصلاح و بهبود نظامهاي اطلاعاتي موجود، پديد آورد.

برنامه آموزش حسابداري نياز به اصلاح جدي در اين زمينه دارد و به هر شكل ممكن بايد دروس مختلفي در برنامه هاي سطوح كارشناسي ارشد رشته حسابداري بر پايه مباحث مربوط به سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري، گنجانده شود. هماهنگي و نحوه ارتباط اين دروس با ساير درسهاي تخصصي رشته حسابداري از يكسو و با دروس مرتبط با تكنولوژي داده پردازي (دروس مرتبط با مباني و كاربرد كامپيوتر يا برنامه نويسي براي آن) از سوي ديگر نيز بايد به دقت تعريف و رعايت شود. اين امر مستلزم بازنگري سرفصل تمامي اين دروس به ويژه واحدهاي مرتبط با كامپيوتر و داده پردازي است به نظر مي‌رسد بتوان با تغييراتي در مفاد و نحوه آموزش كليه دروس حسابداري مالي و بهاي تمام شده، بنحوي فضاي لازم براي تسلط تعريف «سيستم اطلاعاتي» از حسابداري را فراهم كرد و همه مباحث حتي‌المقدور از اين زاويه ديد مطرح شود. چنين رويكردي احتمالاً‌به سهولت درك پيوستگي كليه مباحث حسابداري توسط دانشجويان كمك زيادي خواهد كرد بنحوي كه تمامي موضوعات را در چهارچوب يك نظام منسجم اطلاعاتي خواهند نگريست.

پيشنهادهاي مشخص در مورد چنين تغييراتي مستلزم بررسيهاي كارشناسانه و كسب نظر اهل فن است اما ضرورت و فوريت آن قابل انكار نيست. در آموزش حسابداري اين خلاء وجود دارد و سرمايه گذاري براي رفع آن گامي در جهت ارتقاء كيفيت آموخته هاي دانشجيان و آمادگي بيشتر آنها در جهت حل معضلاتي است كه امروزه نظامهاي اطلاعاتي حسابداري، يا آنچه در شركتها بر آن نام سيستم اطلاعاتي حسابداري نهاده اند. با آن دست به گريبان است.

جايگاه سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري در سازمانها

در هر سازماني،‌مديريت، مسؤول پاسخگويي درباره عملكرد سازمان است و در برابر طرفهاي داخلي و خارجي سازمان، مسؤوليت دارد. براي جوابگويي به تمامي مدعيان داخلي و خارجي، مديران به اطلاعات مربوط، به موقع، دقيق وكافي نياز دارند و هرگونه مسامحه يا بي دقتي در ارائه اين اطلاعات به طرف مقابل، مي‌تواند موجب بروز مشكلاتي در امر اداره سازمان يا به دردسر افتادن خود مديران شود. سهامداران، دولت،‌مشتريان ، تأمين كنندگان كالا و خدمات و حتي كاركنان شركت (به عنوان شخصيتهاي حقيقي مستقلي كه با سازمان قرارداد انجام كار بسته‌اند) در خيل استفاده كنندگان خارجي اطلاعات سازمان بشمار مي‌روند. در داخل سازمان نيز قسمتهاي مختلف، بسته به نوع فعاليتشان، اطلاعاتي از مديران دريافت مي‌كنند. علاوه بر اطلاعاتي كه مورد مطالبه طرفهاي داخلي و خارجي سازمان است،‌اطلاعات بسيار بيشتري نيز مورد نياز خود مديران براي تصميم گيريها و انتخابهاي درست و آگاهانه است. نيازهاي اطلاعاتي مديران نيز بخاطر پيچيده‌تر شدن روز به روز شرايط محيطي و محاطي شركتها و سازمانها، تنوع و پيچيدگي بيشتري يافته وامروزه استفاده كننده اصلي اطلاعات يك سازمان، خود مديران مي‌باشند.

نكته حائز اهميت، اين است كه در قريب به اتفاق سازمانها، بخش عمده‌اي از اطلاعات موردبحث در قلمرو اطلاعات مالي است و به همين دليل اهميت و نقش برجسته اين قبيل اطلاعات در افزايش توان جوابگويي و تصميم

گيري مديران كاملاً مشهود است. كوشينگ با نمودار شماره يك نشان مي‌دهد سازمان با محيط خود چگونه ارتباط اطلاعاتي برقرار مي‌كند.[4] در اين شكل ساده كه E نمادي از محيط خارجي سازمان است نحوه تأمين اطلاعات موردنياز مديريت براي پاسخگويي به محيط نشان داده شده است.

همانطور كه در شكل شماره يك ملاحظه مي‌كنيد پاسخگويي سازمان در برابر محيط خارجي (ارتباط اطلاعاتي با محيط) صرفاً از طريق مديريت انجام مي‌شود و بخش اعظم اطلاعات موردنياز مديريت، اطلاعات مالي است كه از طريق سيستم اطلاعاتي حسابداري تأمين مي‌شود. در هر حال مجموعه اطلاعاتي كه مديريت براي انجام وظايف خود اعم از پاسخگويي و تصميم گيري به آن نياز دارد، از طريق نظام اطلاعاتي است. نمودار شماهر دو اين رابطه را به شكل واضح تري نشان مي‌دهد.

نظام اطلاعاتي مديريت علاوه بر سيستم ا طلاعاتي حسابداري زير مجموعه‌هاي ديگري نيز دارد[5] كه برخي از آنها عبارتند از سيستمهاي اطلاعاتي توليد[6]، بازاريابي[7]، پرسنل، (منابع انساني)،[8]موجوديها[9] و در سالهاي اخير سيستم اطلاعاتي مديريت اجرايي (EIS)[10].

آنچه بيان شد نشانگر اهميت بسيار زياد اطلاعات مالي در اكثر سازمانهاست. طبعاً ضعف نظام اطلاعاتي حسابداري يا بدكار كردن آن مي‌تواند موجبات فلج شدن سازمان در مواجهه با شرايط محيطي و محاطي را فراهم آورد. با اين اوصاف مديران علي القاعده بايد تلاش بسياري را در جهت برقراري يك نظام صحيح و كارآمد اطلاعاتي مصروف كنند تا بتوانند وظايف روزمره خود را به انجام برسانند. اما متأسفانه در عمل چنين اتفاقي كمتر رخ مي‌دهد. طبعاً اين سؤال مطرح مي‌شود كه چرا مديران نقش و جايگاه سيستم اطلاعاتي مديريت و در نتيجه سيستم اطلاعاتي حسابداري را جدي نمي‌گيرند؟ در اين بخش از مقاله بيشتر درصدد پاسخ به اين پرسش هستيم كه چرا نظامهاي اطلاعاتي حسابداري در سازمانهاي ايراني جايگاه واقعي خود را به دست نياورده اند؟ آيا بدون چنين نظامهايي مديران قادر به تصميم‌گيري و جوابگويي در برابر محيط خود هستند؟

دلايل عدم استقرار نظامهاي اطلاعاتي حسابداري صحيح در

سازمانها

دلايل اصلي براي عدم استقرار سيستمهاي مطلوب اطلاعاتي حسابداري در سازمانهاي ايران را مي‌توان در دو مورد خلاصه كرد:

1) ناآگاهي مديران از نقش و قابليت هاي سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري.

2) ماليات مداري نظامهاي اطلاعاتي حسابداري در ايران.

احتمالاً عوامل ديگري نيز در پيدايش چنين وضعيتي دخالت داشته اند. اما به نظر مي‌رسد دو علت ياد شده از اهم علل اين وضعيت است. نكته مهم و قابل توجه اين است كه علت دم خود مي‌تواند ناشي از علت اول بروز مشكل باشد. شايد اگر قدري اين بحث بيشتر باز شود اهميت دو عامل ياد شده در بيماري پنهان اطلاعاتي سازمانهاي ايراني نيز بيشتر آشكار شود.

1- ناآگاهي مديران از نقش و اهميت سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري

اين مشكل در عدم سامان يافتن نظامهاي اطلاعاتي حسابداري نقشي غيرقابل انكار داشته است و اگر چنين مشكلي وجود نمي‌داشت زمينه هاي پيشرفت بيشتري براي سازمانها از طريق اتخاذ تصميمات صحيح و به موقع و متكي بر اطلاعات به جاي اتخاذ تصميمات شهودي و متكي بر تجربه شخصي، پديد مي‌آمد. مديران غالباً نسبت به فرآيندهاي توليد اطلاعات مالي نا آگاهند و نمي‌دانند آثار روشهاي مختلف حسابداري بر ارقام توليد شده چيست. تكنيكهاي محاسبه بهاي تمام شده و تفاوت آنها با يكديگر كدام است و تورم چگونه بر ارقام ترازنامه و سود و زيان شركت اثر مي‌گذارد. قلمرو حسابداري مديريت را نمي‌شناسند و از كمكي كه مي‌تواند به اتخاذ تصميمات صحيح تر توسط آنها كند، ناآگاهند. ريشه اين ناآگاهي در چيست؟ و چگونه برطرف مي‌شود؟

يكي از دلايل اصلي عدم آشنايي مديران اغلب سازمانها با توانايي و قابليتهاي سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري به زمينه تحصيلات و تجربيات آنها باز مي‌گردد. در بيشتر موارد مديران سازمانها از بين كساني انتخاب مي‌شوند كه دانش مالي اندكي دارند و تحصيلات خود را در زمينه هاي غيرمالي به اتمام رسانده اند. تجربيات چنين مديراني نيز اغلب فاصله بسياري از حوزه دانش حسابداري دارد.

علاوه بر تحصيلات و تجربيات نامربوط به موضوعات مالي، ناآگاهي مديران نسبت به نقش اطلاعات در تصميم گيريها و اعتماد بعضاً نادرست به تجربيات شخصي نيز دليل بروز چنين مشكلي بوده است. نتيجه اين نگرش، روي آوردن به تصميم‌گيريهاي انفعالي و گاه دستپاچگي در برابر هجوم تحولات و رويدادهاي پيش‌بيني نشده محيطي است.

توفيق در برخي تصميمات موردي، استفاده از روابط بسيار خوب شخصي با طرفهاي خارجي، حذف ظاهري و موقت آثار نامطلوب تصميمات نادرست از طريق اتخاذ تصميمات نادرست ديگر، كه با قدري تأخير آثار بد خود را بالاخره نشان مي‌دهند. و خطرناكتر از همه حضور در بازارهاي انحصاري موقت كه فارغ از وجود رقبا امكان تاخت و تاز بي حد و حصر را به مديران مي‌دهد همه و همه از موانع شكل گيري نظامهاي اطلاعاتي مديريت و حسابداري است.

در شرايطي كه مديران بعضاً نسبت به توانايي سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري ناآگاه بوده اند، دست اندركاران حوزه هاي مالي و حسابداري سازمانها نيز با تلاش بسيار كمي براي آگاه ساختن مديران از اين تواناييها و اهميت اطلاعات بخرج داده اند و يا با اولين واكنش نامساعد مديران در برابر گزارشهاي خوب و قابل استفاده مالي، عقب نشيني كرده، و مديران را بحال خود رها ساخته اند. طبعاً مسؤوليت آموزش مديران رده هاي مختلف و آگاه ساختن آنها از قابليت اطلاعات مالي به عهده مديران مالي و حسابداري سازمانها نيست اما آگاه كردن مديران از خطر استفاده نادرست از اطلاعات مالي و يا عدم استفاده از چنين اطلاعاتي را مي‌توان در حوزه وظايف كارشناسان مالي يك سازمان تلقي كرد.

ضعف دانش مالي مديران مي‌تواند به ضعف سازمان منجر شود و براي آن بايد چاره اي انديشيد. برخي از راه حلها در عمل تجربه شده و موفقيت خود را نشان داده است. شركت در دوره هاي كوتاه مدت آموزشي و استفاده از مشاورين آگاه و دلسوز مي‌تواند در ايجاد بينش مالي، عاملي مثبت و تقويت كننده باشد. اما در هر حال وقوف و قدر و منزلت اطلاعات مالي بايد همراه با تأييد فعاليتهايي باشد كه كارشناسان مالي در جهت ارائه اطلاعات و گزارشهاي مديريتي از قلمرو مسائل مالي انجام مي‌دهند. ترديدي نيست كه اين يك رابطه دو طرفه است و براساس همين رابطه مي‌توان از حجم انبوه اطلاعات نامربوط كاست و با واكنش مثبت در برابر اطلاعات مربوط، نظام اطلاعاتي را بهبود نسبي بخشيد.

2- ماليات مدار شدن نظامهاي اطلاعاتي حسابداري در سازمانهاي انتفاعي ايراني

استفاده كنندگان اطلاعات مالي به دو گروه تقسيم مي‌شوند: گروه اول،‌استفاده كنندگاني هستند كه سازمان ناگزير از ارائه اطلاعات به آنهاست (مثل دولت و سهامداران) اين گروه قانوناً حق مطالبه اطلاعات مختلف راجع به عمليات سازمان و نتايج اين عمليات را دارند. طبعاً مؤسسات تأمين مالي و بانكها نيز به هنگام تصميم گيري در مورد اعطاي تسهيلات مالي به سازمانها چنين اطلاعاتي را مطالبه مي‌كنند و سازمان ناگزير از ارائه اطلاعات است. اما گروه دوم استفاده كنندگاني هستند كه اطلاعات مالي به اتخاذ تصميم درست توسط آنها كمك مي‌كند اما الزام قانوني مشخصي در مورد ضرورت ارائه اطلاعات به آنها و يا نوع و شكل گزارشدهي به ايشان وجود ندارد. به خاطر وجود اين دو دسته عمده از استفاده كنندگان اطلاعات مالي، سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري بايد بگونه اي شكل بگيرند كه قادر به ارائه دو نوع اطلاعات باشند:

1- اطلاعات مبتني بر الزامات قانوني و استانداردهاي معين گزارشدهي مالي كه عملاً حاصل حسابداري مالي و مشتمل بر صورتهاي مالي اساسي و يادداشتهاي مرتبط با آنهاست.

2- ساير اطلاعات موردنياز كاربران اطلاعات مالي.

مديران يك سازمان در راه انجام وظايف و تصميم گيريهاي خود در زمره استفاده كنندگان گروه دوم بشمار مي‌روند. انواع اطلاعات و گزارشهاي مالي در اشكال مختلف و زمان بندهاي متفاوت و متناسب با نيازهاي مديريت در واقع محصلو اصلي يك سيستم اطلاعاتي حسابداري تلقي مي‌شود. اين واقعيت را نبايد ناديده گرفت كه سيستم اطلاعاتي حسابداري زير مجموعه سيستم اطلاعاتي مديريت است يعني هدف اوليه و اصلي آن تأمين نيازهاي اطلاعاتي مديريت است. اگرچه بخشي از اين اطلاعات براي جوابگويي به طرفهاي خارجي و از جمله دولت استفاده مي‌شود (اطلاعات نوع اول) اما قسمت عمده توليدات سيستم اطلاعاتي حسابداري مصرف داخلي دارد (يا علي القاعده بايد اين طور باشد) . جالب اينجاست كه در خيلي از موارد هر دو نوع محصولات ياد شده را مي‌توان از مواد اوليه (داده هاي) مشابهي توليد كرد. در واقع فرآيندهاي يك سيستم اطلاعاتي حسابداري شبيه به آشپزي ماهرانه‌اي است كه با استفاده از مواد اوليه معين انواع غذاها را متناسب با نياز و ذائقه استفاده‌كنندگان توليد مي‌كند. فرآوري برخي از اين محصولات چنانكه گفته شد،‌مبتني بر الزامات قوانين و مقررات حاكم است و در جاي خود ضروري و با ارزش است اما بخش عمدة اين توليدات بايد براساس نيازهاي تعريف يا مشخص شده اي فراهم شود كه بدون همكاري استفاده كنندگان آن، قابل تهيه نيست. اين استفاده كنندگان هستند كه تركيبات تازه اي از داده هاي موجود را براي اتخاذ تصميمات خود تقاضا مي‌كند و در صورتي كه چنين تقاضايي مطرح نشود، سيستم به همان توليدات استاندارد شده خود بسنده خواهد كرد و حتي اگر توليدات اضافه اي هم داشته باشد تضميني وجود ندارد كه استفاده مشخصي براي آن موجود باشد. گواه اين مطلب انبوهي از گزارشها و اطلاعاتي است كه گاه براي مديران تهيه مي‌شود و جز آنكه روي ميز آنها را پركند نتيجه ديگري ندارد.

متأسفانه به علت همان موانعي كه در مورد دليل اول (ناآگاهي از قابليت اطلاعات مالي) ذكر شد امروزه توليد اطلاعات مالي منحصر به اطلاعات نوع اول شده است. البته در اين زمينه هم شايد قدري خوشبينانه قضاوت مي كنيم اگر بگوييم همان اطلاعات نوع اول نيز در اغلب موارد صحيح و متناسب با الزامات قوانين، استانداردها و مقررات فراهم مي‌شود بد نيست به آمار گزارشهاي حسابرسي و نوع اظهار نظر حسابرسان توجه كنيم و تحقيقي در مورد دلايل اصلي اظهار نظرهاي مردود و مشروط و يا عدم اظهار نظر به عمل آيد. اما با فرض اينكه سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري اطلاعات و گزارشهاي نوع اول را در مطلوب ترين شكل آن ارائه مي‌كنند هنوز كفايت اين سيستمها زير سؤال است. اين ابهام ناشي از عدم كفايت سيستمها در توليد اطلاعات مورد نياز مديران است. امروزه توقع اصلي مديران از سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري آن است كه قدرت پاسخگويي سازمان در برابر طرفهاي قدرتمند دولتي و به ويژه سيستم مالياتي را افزايش دهد و سيستم اطلاعاتي را از ديد اين استفاده كنندگان، صحيح و قانونمند نشان دهد. به همين علت الزامات مالياتي و قانوني تبديل به محور اصلي گردآوري اطلاعات و گزارشدهي شده است و سيستمها و حتي حسابداراني مطلوب اند كه بتوانند از موانع مالياتي بهتر عبور كنند و اگر بشود منافع شركت را بيشتر حفظ كنند.

نمي‌توان منكر اين ادعا شد كه در همه جاي دنيا اطلاعات موردنياز استفاده‌كنندگان خارجي (بخصوص دولت) بگونه اي تهيه مي‌شود كه ضمن رعايت همه مقررات و قوانين حاكم منافع شركتها و سازمانها را نيز به بهترين شكلي حفظ كند (مثلاً سبب پرداخت ماليات كمتري شود) اما نبايد اين واقعيت را نيز ناديده انگاشت كه اين تنها جزئي از وظايف يك سيستم اطلاعاتي حسابداري است و اطلاعات تهيه شده به اين شكل مبتني بر مفروضات و محدوديتهاي متعددي است كه اگر همين اطلاعات (صورتهاي مالي و يادداشتهاي همراه آن) بخواهد مبناي تصميم‌گيري مديران خود سازمان نيز واقع شود به نوعي مديران گمراه شده و به خطا مي‌روند. به عنوان مثال تصور كنيد دولت در برهه خاصي از زمان براي تشويق سرمايه گذاري امكاناتي را براي تسريع در استهلاك داراييهاي ثابت (مثل روش قانوني استهلاك تسريعي[11] در ايالات متحده) يا استفاده از برخي تخفيفات مالياتي بخاطر سرمايه گذاري (مثل تخفيف مالياتي سرمايه گذاري در آمريكا)[12] برقرار سازد. در چنين شرايطي، امكانات فراهم شده توسط دولت تأثيرات عمده اي بر ارقام ترازنامه (مثل استهلاك انباشته دارايي ثابت)‌و سود و زيان (مثل هزينه استهلاك) بجا مي‌گذارد. درنتيجه رقم داراييها و سود شركت بنحوي تصنعي (خلاف واقع) مي‌شود. چنين آثاري سبب مي‌شود تا ارقام بهاي تمام شده، سود ناويژه، سود خالص و نظاير آن اگرچه كاملاً‌ براساس موازين قانوني گزارش شده و از اين نظر صحيح تلقي مي‌شوند، واقعي نباشند. اگر مديريت بخواهد همين ارقام دستكاري شده و غيرواقعي راملاك تصميم گيريهاي خود قرار دهد به خطا رفته است چون اين ارقام ساخته دست خود اوست و صرفاً براي استفاده از تسهيلات يا الزامات قانونگذار بدين گونه فراهم آمده است. طبيعي است كه اعتماد به ارقام يك سيستم اطلاعاتي ماليات مدار كه هيچ گونه كمكي به توليد اطلاعات واقعي و مديريتي (قابل استفاده براي مديران) نمي‌كند، ديري نمي‌پايد و به زودي سست مي‌شود. اين همان اتفاقي است كه به نظر مي‌رسد در سازمانهاي ايراني رخ داده است و مديران را به تجربه متوجه اين موضوع كرده است كه گزارشهاي حاصل از چنين سيستمهاي ماليات مداري (البته به فرض خوشبختانه صحت و دقت در ارائه ارقام) نمي‌تواند تكيه گاه مناسبي براي مديريت باشد و او بايد از راه هاي ديگري اطلاعات موردنياز خود را بدست آورد. (باز هم با اين فرض خوشبينانه كه متوجه اين نيازها نيز هست.) طبعاً اگر مشكل نخست، يعني ناآگاهي از قابليت اطلاعات مالي نمي‌بود مديران خود مي‌توانستند موتور محرك فعاليتهايي باشند كه منجر به استقرار يك نظام صحيح اطلاعاتي مي‌شود و در كانون اين تلاشها و فعاليتها قرار گيرند.

به دليل همان ناآگاهي ها و ماليات مدار شدن سيستم حسابداري مؤسسات انتفاعي (و قانون مدار شدن سيستم اطلاعاتي مؤسسات ناسودجو يا غيرانتفاعي) در اغلب شركتها نظام اطلاعاتي بهاي تمام شده به شكل درستي استقرار نيافته و يا اصولاً وجود ندارد. مديران از آثار تورم‌‌(كه متأسفانه در كشور ما بسيار حاد و دو رقمي نيز هست) بر ارقام و اطلاعات مالي بي خبر مي‌مانند، گزارشهاي مرتبي از گردش وجوه در اختيار ندارند، تصميمات قيمت گذاري اغلب پايه و اساس درستي ندارد، نظامهاي اطلاعاتي حسابداري از انعطاف پذيري كافي برخوردار نيست و بسياري مشكلات ديگر از اين دست، سدي در برابر اتخاذ تصميمات آگاهانه و به موقع ايجاد كرده است.

راه حل اين مشكلات در توجه مديران به نقش حياتي اطلاعات و درخواست آنها براي برقراري سيستمهاي اطلاعاتي كارآمد نهفته است. با چنين توجهي و سرمايه‌گذاري مؤثر در توليد اطلاعات (به معناي واقعي آن) اثر آن بر پيشرفت كار سازمانها و اعتماد به نفس در مواجهه با موقعيتهاي پيش بيني نشده و شرايط متنوع محيطي كاملاً آشكار خواهد شد.

افقهاي تازه در سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري

پيشرفت چشمگير تكنولوژي داده پردازي، چنانكه گفتيم دو اثر مهم بر نظامهاي اطلاعاتي داشته است:

1- افزايش سرعت و دقت فرآوري و مبادله اطلاعات.

2- ارزانتر شدن بهاي داده پردازي.

اين دو عامل در واقع رواج استفاده از كامپيوتر (به ويژه كامپيوترهاي كوچك و در عين حال پرقدرت و ارزان) را موجب شده است. امروزه سيستمهاي اطلاعاتي بانكي، مالياتي،‌بيمه وغيره در محيط بيروني سازمانها مكانيزه شده اند و براي سازمانهاي مختلف (اعم از انتفاعي و غيرانتفاعي) گريزي از روي آوري به سيستمهاي اطلاعاتي مكانيزه نيست. اصولاً در يك تحليل ساده مالي نشان داده مي‌شود كه مكانيزه شدن سيستمها علاوه بر افزايش سرعت و دقت فرآوري اطلاعات، اين فرآيندها را به مراتب ارزانتر از گذشته نيز كرده است و مقايسه هزينه هاي ناشي از سيستمهاي دستي و مكانيزه و بهاي تمام شده تفاضلي آنها مديران را به انتخاب سيستمهاي مكانيزه وامي‌دارد.

همراه با پيشرفت سريع تكنولوژي داده پردازي، امكانات مبادله اطلاعات از طريق ايجاد شبكه هاي اطلاعاتي و توسعه امكانات مخابراتي نيز رشد قابل ملاحظه‌اي داشته است. امروزه علاوه بر آنكه سازمانها مي‌توانند با شعب خود در ارتباط دائم و لحظه اي اطلاعاتي باشند همين ارتباط را با بانكهاي طرف حساب خود، شركتهاي بيمه، سيستم مالياتي و حتي روزنامه هاي كشور نيز مي‌توانند داشته باشند.

سرعت بي سابقه پيشرفت تكنولوژي داده پردازي علاوه بر آثار ياد شده تبعات ديگري را نيز براي سيستمهاي اطلاعاتي داشته است. يكي از اين پي آمدها كوتاه شدن عمر سيستمهاي اطلاعاتي است. در گذشته سيستمهاي اطلاعاتي دستي براي سالها و گاه دهها سال بدون تغيير اساسي كار مي‌كرد. اما امروزه توسعه سريع تكنولوژي اطلاعات گاه سازمانها را ناگزير از تغيير سيستمهاي موجود پس از گذشت چند سال از عمر آنها مي‌كند. اين امر عمدتاً ناشي از ارائه دستگاه ها و تجهيزات دقيق‌تر و سريع تر و در عين حال ارزانتري است كه گره هاي اطلاعاتي سازمان را بهتر باز مي‌كند و در ضمن وسعت بخشيدن به دامنه اطلاعات قابل دسترس توان رقابتي شركت را نيز بالاتر مي‌برد، بدون آنكه مخارج خيلي سنگين را به سازمان تحميل كند بنابراين شايد در هيچ زماني بيشتر از امروز شرايط لازم براي ايجاد و بهبود سيستمهاي اطلاعاتي موجود نبوده است. در ايجاد سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري نوين برخي از موضوعات تازه بايد مورد توجه جدي طراحان سيستم قرار گيرد اين موارد به عقيده كوشينگ[13] عبارتند از: حسابداري داراييهاي انساني، حسابدراي تورمي، حسابداري اجتماعي و رويكردهاي علمي در مديريت.

1- حسابداري داراييهاي انساني[14]

توجه به ارزش داراييهاي انساني يك سازمان و نگهداري اطلاعات مناسب در اين زمينه غالباً‌در سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري موجود مدنظر قرار نگرفته است. در سالهاي اخير توجه جدي به موضوع حسابداري داراييهاي انساني معطوف شده و عليرغم مباحثات و مجادلات فراواني كه در مورد آن بوجود آمده و همچنان ادامه دارد موضوعي بسيار مهم و از ديد حسابداري، قابل تعمق است. سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري جديد بايد قادر باشد اطلاعاتي را در مورد ارزش داراييهاي انساني شركت و چگونگي تغييرات آن به مديريت گزارش كند. در بسياري از سازمانهاي امروز علي رغم پيشرفتهاي تكنولوژيك نيروي انساني به ويژه كارشناسان و نيروهاي ماهر از ارزش بسيار بالايي برخوردارند و هرگونه جابجايي يا انفصال و استخدام آنها مي‌تواند آثار مهمي بر سازمان داشته باشد. دژ نظامهاي اطلاعاتي امروز گزارشي در مورد آثار مالي حضور اين نيروها بر داراييهاي شركت (عليرغم ارزش بالاي آنها) ارائه نمي‌شود و اين مسأله به عنوان يك نقص جدي بايد بنحوي در نظامهاي تازه بر طرف شود.

2- حسابداري تورمي[15]

آثار تورم (بخصوص در كشور ما و در سالهاي اخير) بر اطلاعات مالي غير قابل انكار است. سيستمهاي حسابداري موجود غالباً در مورد چگونگي تأثير تورم بر صورتهاي مالي گزارشهاي مشخصي به مديران ارائه نمي‌كنند و آنها را از اثرات بعضاً‌مهم آن بر اطلاعات مالي آگاه نمي‌سازند. اين نقيصه در طراحي نظامهاي نوين اطلاعاتي بايد بنحوي مرتفع شود و مديران را از دريافت به موقع اطلاعاتي در مورد چگونگي اثر تورم بر ارقام مالي، مطمئن سازد. تعداد زيادي از تصميمات مديريت در زمينه هاي مختلف اعم از قيمت گذاري محصولات و خدمات، فروشهاي اعتباري، سرمايه گذاري و غيره به كمك اطلاعات حسابداري تورمي جهت گيريهاي صحيح‌تري مي‌يابند.

3- حسابداري اجتماعي[16]

اطلاعات مختلفي كه سيستمهاي اطلاعاتي فعلي در مورد چگونگي عمليات و نتايج فعاليتهاي يك سازمان يا شركت ارائه مي‌كند در بردارنده اطلاعاتي در مورد اثر وجودي سازمان بر جامعه نيست؛ مثلاً نشان نمي‌دهد كه ارزش افزوده حاصل از فعاليت شركت چقدر است. يا اينكه شركت چقدر به محيط زيست اطراف خود آسيب مي‌رساند و آن را آلوده مي‌كند و يا ميزان اين آسيب چه اندازه است. امروزه حسابداري اجتماعي به عنوان يكي از حوزه هاي بحث انگيز دانش حسابداري ضرورت اندازه گيري و گزارش اثر اجتماعي شركت و سازمان را مطرح مي‌كند و اين باور را بوجود آورده كه در طراحي سستمهاي اطلاعاتي جديد بايد به نحوي اين سنجشها انجام و گزارش شود. از اين نقطه نظر شركت به عنوان جزئي از مجموعه نظام اقتصادي و اجتماعي علاوه بر آنكه آثار فعاليتها خود را براي صاحبانش اندازه مي‌گيرد بايد اين امكان را نيز فراهم كند كه اثر خود بر نظامي كه زير مجموعه آن تلقي مي‌شود را نيز اندازه گرفته و اطلاعاتي در مورد آن ارائه كند. بعيد نيست كه در آينده نه چندان دور سازمانها قانوناً به ارائه چنين اطلاعاتي مجبور شوند.

4- رويكردهاي علمي در مديريت[17]

تئوريزه شدن فرآيند تصميم گيري[18] در بستر علم تصميم گيري مديران را به اتخاذ تصميمات به شيوه علمي و استفاده از تكنيكهاي مختلف تصميم گيري راغب كرده است. سيستم هاي اطلاعاتي حسابداري امروزه كمك منظم و سازمان يافته‌اي به استفاده از مدلهاي مختلف تصميم گيري نمي‌كنند و در واقع وروديهاي اين مدلها را مشخصاً توليد نمي‌كنند. عقيده بر اين است كه سيستم هاي اطلاعاتي حسابداري قابليت اين را دارند كه داده هاي مورد نياز اين مدلها را فراهم كرده و از اين راه نيز به مديران در استفاده از شيوه هاي علمي تصميم گيري و ره‌آوردهاي دانش تصميم‌گيري و تكنيكهاي پژوهش عملياتي[19] كمك كنند.

خلاصه و نتيجه

در اين مقاله بحث مختصري در مورد اهميت نقش اطلاعات در تصميم گيريهاي مديران و جايگاه سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري در اين زمينه ارائه شد و ضمن بر شمردن دلايل اين امر چگونگي طرح موضوع سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري در برنامه آموزش دانشگاهي اين رشته و جايگاه آن در سازمانهاي ايراني مطرح شد. راه هايي نيز براي رفع مشكلات و موانع قرار گرفتن موضوع سيستمهاي اطلاعاتي در برنامه درسي و استقرار سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري در سازمانها ارائه شد . نهايتاً درباره زمينه هاي تازه اي كه در طراحي سيستمها اطلاعاتي حسابداري بايد مدنظر قرار گيرد، بحثي مختصر به ميان آمد. نتيجه اي كه از مجموعه مباحث اين مقاله و طرح بحث سيستمهاي اطلاعاتي مي‌خواهيم بگيريم آن است كه در سازمانهاي ايراني معمولاً با سيستمهاي اطلاعاتي بيماري سرو كار داريم كه گاه دست و پاگير و آزار دهنده شده اند و كمك اثربخشي به تصميم گيريهاي اداره‌كنندگان سازمانها نمي‌كنند. براي حل اين معضل هم در برنامه آموزشي رشته حسابداري وهم در نحوه نگرش مديران نسبت به سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري، بايد تحولاتي پديد آيد و حاصل كار، ترفيع جايگاه كنوني سيستمهاي اطلاعاتي حسابداري در سازمانها و نزديك شدن آن به منزلت واقعي سازماني است. تنها در چنين شرايطي است كه مي‌توان انتظار داشت نظام اطلاعات مالي مددكار مديران در اداره بهينه سازمانها و شركتها و زمينه ساز پيشرفت و بهبود موقعيت آنها باشد. پيشرفت تكنولوژي داده پردازي بستر مناسب و مساعدي را براي تحقق اين امر پديد آورده است به نحوي كه مي‌توان ادعا كرد هيچگاه شرايط تا اين اندازه مساعد نبوده است.

منابع و مآخذ

1- Cushgin, Barry E., “ Accounting Information Systems and Business Organizations” , 3 rd ed, Addison Wesley, 1982.

2- Wu, Fredrick H., “Teaching Accounting Information Systems: A Synthesis”, Issues In Accounting Education, 1983 , pp. 132-142.

3- Mcleod, Raymond Jr., “Management Information Systems”, 4^th . ed. Maxwell MacMillan, 1990.

[1] - Frodrick H. Wo. “Teaching Accounting Informantion Systems: A Syuthesis”. Issues In Accounting Education, 1983, pp. 132-142.

[2] - Barry E. Cushing, “Accounting Information Systems and Business Organizations”, Addison Wesiey, 1982 , p.3.

[3] - Wu, Op. Cit. P. 132.

[4] - Cushing , Op. Cit. P.6.

[5]- Raymond Mclend, Jr. “Management Informantion Systems”, MacMillan, 1990, P. 304.

[6]- Manufacturing Information System.

[7] - Marketing Information System.

[8] - Human Resources Information System.

[9] - Inventories Information System.

[10] - Executive Information System.

[11] - Accelerated Method.

[12] - Investment Tax Credit (ITC).

[13] - Cushing , Op. Cit. PP 25-27.

[14] - Human Asset Accounting

[15] - Inflation Accounting

[16] - Social Accounting

[17] - Scientific Approaches in Management

[18] - Decision Theory

[19] - Operation Research