اگرچه فناوري اطلاعات به طور شگفت انگيزي شيوه هاي تجارت را تغيير داده است، اما تاثير كمي بر گزارشگري برون سازماني داشته است. شركت ها هنوز گزارش هاي مالي دوره اي (فصلي و سالانه) را بر مبناي اطلاعات بهاي تمام شده تاريخي تهيه مي كنند. علاوه بر اين آنها اطلاعات را به صورت خيلي متراكم و تجمعي تهيه مي كنند. تخمين زده مي شود به طور متوسط بانك اطلاعات مالي يك شركت نسبتا بزرگ 100 گيگا بايت فضا لازم داشته باشد. اين در حالي است كه گزارش هاي سالانه به طور متوسط 100 كيلو بايت را در بر مي گيرد! در نتيجه، كاربران گزارش هاي سالانه تنها بخش كوچكي از اطلاعات يك شركت را استفاده مي كنند.
چرا گزارش هاي سالانه با يك نسخه از بانك اطلاعات مالي شركت ها جايگزين نمي شود؟ هم اكنون بسياري از شركت ها محدويت هاي دستيابي تهيه كنندگان و مشتريان به بانك هاي اطلاعاتي داخلي خود را از بين برده اند. براي مثال، تهيه كنندگان كالاي شركت ممكن است به اطلاعات موجودي هاي شركت دسترسي داشته باشند تا بتوانند با برنامه ريزي توليد خود و ارسال به موقع كالا كسري موجودي كالاي شركت را جبران كنند، در حالي كه آنان به اطلاعات منابع انساني و حقوق شركت دسترسي ندارند. شركت ها نيز به طور مشابه مي توانند چگونگي استفاده از بانك اطلاعاتي خود را تعريف كنند، به نحوي كه اطلاعات خيلي مهم در اختيار رقباي شركت قرار نگيرد. از اين ديدگاه، بانك اطلاعاتي مي تواند اطلاعات مجاز را در ديسك هاي فشرده فقط خواندني يا شبكه اينترنت براي دسترسي سرمايه گذاران، اعتباردهندگان و ديگر كاربران برون سازماني قرار دهد.
در حال حاضر توانايي فني تهيه چنين بانك اطلاعاتي و دسترسي به اطلاعات مزبور وجود دارد. امروزه رايانه هاي شخصي توانايي پردازش چنين بانك هاي اطلاعاتي را براي طيف وسيعي از كاربران ممكن مي سازد و كاربران برون سازماني تصويري از عملكرد شركت و اطلاعات مربوط و به موقع بدست مي آورند. در چنين سيستمي ساختار اوليه گزارشگري مالي شامل تعريف عناصر داده اي و ساختار بانك اطلاعاتي است و كاربران مجاز به گرداوري و طبقه بندي اطلاعات مورد استفاده در مدل هاي تصميم گيري خود هستند.
شايد بيشترين تاثير سيستم هاي بانك اطلاعاتي بر روش استفاده اطلاعات حسابداري در تصميم گيري است. مشكل فرموله كردن جستجوهاي ضروري در سيستم هاي حسابداري در سيستم هاي حسابداري بر مبناي فايل هاي سنتي يا سيستم هاي مديريت بانك اطلاعاتي غير رابطه اي اين است كه حسابداران مانند سرايداران اطلاعات عمل مي كنند. اطلاعات مالي تنها در فرم هاي رسمي و در زمان هاي تعريف شده در دسترس خواهند بود. حسابداران فرم اين گزارش ها و زمان انتشار آن ها را (غالبا به شكل ماهانه، فصلي و سالانه) تعيين مي كنند.
به هر حال سيستم هاي مديريت بانك اطلاعاتي رابطه اي، زبان هاي جستجوي قوي اما ساده براي استفاده كاربران فراهم مي كنند. اين زبان هاي جستجو، اطلاعات مالي را در هر زمينه در دسترس مديران قرار مي دهند. صورت هاي مالي را نه تنها در زمان هاي رسمي كه به طور سنتي تعيين مي شود بلكه در هر دوره زماني كه مديران بخواهند بررسي كنند مي توانند به آساني تهيه كرد. همچنين سيستم هاي مديريت بانك اطلاعاتي رابطه اي مي توانند به آساني ديدگاه هاي متفاوت در زمينه پديده هاي اساسي مشابه را با يكديگر تطبيق دهند. براي مثال ستون هاي جداول ذخيره اطلاعات مربوط به دارايي ها مي توانند هم در برگيرنده اطلاعات بهاي تمام شده تاريخي و هم دربرگيرنده اطلاعات بهاي جايگزيني و قيمت بازار باشند. بنابراين مديران مجبور نخواهند بود فقط از اطلاعات از قبل تعريف شده حسابداران را بررسي كنند. در پايان سيستم هاي مديريت بانك اطلاعاتي امكان يكپارچه كردن اطلاعات مالي و عملياتي را فراهم كنند. براي مثال اطلاعات مربوط به رضايت مشتريان مي تواند در همان جداول مورد استفاده براي ذخيره اطلاعات مربوط به سقف اعتبار و مانده حساب مشتريان ذخيره شود. بنابراين مديران به مجموعه اطلاعات غني تري براي تصميمات استراتژيك و تاكتيكي دسترسي دارند.