حسابداري چگونه علمي است ؟
موضوع حسابداري :
حسابداري زبان تجارت (language of business) ناميده مي شود زيرا از طريق گزارشهاي مالي كه محصول نهايي حسابداري مي باشد ؛ اشخاص ، مديران ، سازمانهاي مالي ، دولت و ... اطلاعات لازم درباره هر واحد اقتصادي را بدست مي آورند . منظورحسابداري تهيه گزارشهاي مالي انواع موسسات مي باشد .
حسابداران افراد متخصصي هستند كه مي توانند انواع گوناگون اطلاعات مالي را درك نموده و آنرا به كار برند . آنان همچنين براي افزايش كارائي سازماني كه درآن اشتغال دارند از اين اطلاعات استفاده مي كنند . حسابداران علاوه بر ثبت رويداد هاي مالي ، توسعه سازمان و برنامه ريزي هاي آتي آن را نيز در نظرمي گيرند . توانائي ثبت معاملات براي حسابدارن كافي نيست ، آنان بايد بتوانند اطلاعات مالي را به صورت قابل درك و فهم به ديگران بيان و ارائه نمايند . انجام چنين كاري در قالب گزارشهاي مالي امكان پذيراست .
تعريف حسابداري :
حسابداري عبارت از مجموعه روشها و قواعدي است كه درآن اطلاعات خام مالي و اقتصادي يك موسسه يا سازمان جمع آوري ، ثبت ، طبقه بندي و به شكل گزارشهاي مالي خلاصه شده و دراختيار علاقه مندان و ذينفعان قرار مي گيرد . اين اشخاص مي خواهند از وضعيت مالي و همچنين دورنماي موسسه آگاه شوند . پيش بيني ، كار ساده اي نيست و هميشه با ابهامات فراواني همراه است اما تفسير اطلاعات مالي نقش زيادي در پيش بيني و برنامه ريزي اقتصادي دارد . بنابراين حسابداري يك فعاليت حرفه اي خدماتي است كه با رساندن اطلاعات مالي به اشخاص حقيقي و حقوقي ، آنان را در تصميم گيريهاي آگاهانه مالي كمك مي كند .
«حسابداري را فرايند تشخيص ، اندازه گيري و رسانيدن اطلاعات مالي به منظور فراهم ساختن امكان قضاوت و تصميم گيري آگاهانه براي استفاده كنندگان را نيز تعريف كرده اند.»
سيستم حسابداري :
معمولا در كليه سازمانها ضرورتهاي حسابداري مشابه هم هستند و اين موضوع باعث بوجود آمدن سيستمهائي شده است كه اساس و پايه آن تقريبا مشابه مي باشد . موسسات در طول سال فعاليتهاي متعدد مالي را انجام مي دهند كه به علت مفصل بودن آن نمي تواند براي تصميم گيرندگان مفيد باشد . بنابراين سيستم حسابداري در سازمانها استقرار مي يابد تا با ثبت كردن معاملات روزانه ، طبقه بندي كردن به گروههاي همسان و خلاصه كردن آن ، اطلاعات مورد نياز را در اختيار استفاده كنندگان قراردهد . با اين حال سيستمهاي حسابداري بر اساس نيازها و حجم و نوع معاملات تغيير و تعديل مي يابند . بديهي است يك موسسه تجاري كوچك ، سيستم حسابداري ساده تري نسبت به يك سازمان پيچيده و بزرگ تجاري دارد .
استقرار يك سيستم حسابداري موثر و متناسب كه بوسيله يك حسابدار متخصص و حرفه اي اداره مي شود ، اهميت زيادي براي يك واحد اقتصادي دارد زيرا با استفاده از اين سيستم كارآمد ، اطلاعات قابل فهم به سرعت در اختيار استفاده كنندگان قرار مي گيرد . پايه و اساس هر سيستم حسابداري ، اسناد مثبته يا اسناد اوليه معاملات مانند فاكتورهاي خريد ، فروش ، دستور پرداخت و ... مي باشد . اطلاعات مدارك اوليه ابتدا در دفتر روزنامه ثبت سپس به دفتر كل منتقل مي شوند .
سيستمها معمولا به روشهاي زير انجام مي شوند :
الف : دستي (manual) : اطلاعات با استفاده از قلم و كاغذ ثبت مي شوند .
ب : مكانيكي (mechanical) : كار با استفاده از وسايل مكانيكي انجام مي شود .
ج : الكترونيكي (electronical) : در اين سيستم كار با كامپيوترانجام مي شود .
با استفاده از هريك از اين سيستمها ، اطلاعات خام مالي ثبت ، سپس در دوره هاي مختلف ، صورتهاي مالي متعددي تهيه مي شود . اولين صورت مالي ، تهيه خلاصه اي از اموال موسسه و بدهيهاي آن مي باشد . چنين صورت مالي ، ترازنامه (balance sheet) يا بيلان ناميده ميشود .
نوع ديگري از صورتهاي مالي ، گزارشي است كه درآن چگونگي عملكرد سازمان مشخص شده يعني ميزان سود دهي و زيان دهي موسسه تعيين مي گردد . اين گزارش با توجه به فعاليت سازمانها نامهاي متفاوتي دارد . در موسسات غير انتفاعي آنرا صورت درآمد و هزينه و در موسسات توليدي و بازرگاني ، صورت سود و زيان ناميده مي شود. بديهي است صورتهاي مالي ديگري نيز به تناسب فعاليت سازمان ها تهيه و تنظيم مي گردد .
اجزاي سيستم حسابداري :
در تمامي سيستمهاي حسابداري اعم از كوچك و بزرگ ، ساده يا پيچيده ، دستي يا ماشيني ، اجزايي مورد نياز است كه براي پردازش اطلاعات مالي لازم و ضروري مي باشند . سازمان ، تجهيزات ، فرمها و روشها ، اجزايي هستند كه به تناسب سيستم حسابداري و موسسه متفاوت مي باشند .
1) سازمان ( organization) : مهمترين عامل هر سيستم حسابداري ، وجود كاركنان شايسته ، كارآمد و سازماندهي آنها در تشكيلات مناسب است . وجود كاركنان متخصص براي هر سيستم حسابداري لازم و ضرورري است اما سازماندهي آنان بر اساس وظايف ، اختيارات و مسئوليتها مهمتر مي باشد زيرا در اين صورت از خدمات كاركنان بيشترين بهره عايد سازمان مي گردد . ايجاد انگيزه هاي لازم در كاركنان جهت انجام درست وظايف خود از ديگر عواملي است كه سازمان بايد آنرا انجام دهد . اين عوامل باعث مي شود سيستم حسابداري به درستي كار كند.
2) تجهيزات (equipments) : در هر سيستم حسابداري وسايلي به كار گرفته مي شود كه سرعت و دقت پردازش اطلاعات مالي را بيشتر مي كند مانند :
a) وسايل و تجهيزات ثبت : از مهمترين و ضروري ترين وسايل ثبت ، قلم و مداد مي باشد . استفاده از وسايل تحرير مناسب مي تواند كيفيت كار حسابداري را بالا برده و از بروز بسياري از مشكلات ثبتي جلوگيري كند . ماشينهاي تحرير از جمله تجهيزاتي هستند كه مي توانند با دقت و تميزي و كيفيت بالا، كار ثبت و تهيه صورتهاي مالي را به سهولت انجام دهند . امروزه كامپيوترها و پرينترها نقش اساسي را ايفا مي كنند .
b) وسايل بايگاني : اسناد و مدارك حسابداري بايد به صورت منظم و مرتب و در جاي مناسبي بايگاني شوند تا هنگام نيازبتوان به سهولت به آن دسترسي داشت . كلاسورها در اندازه هاي مختلف ، فايل و كابينتهاي عمودي و قفسه ها ، وسايل بسيار مناسبي جهت بايگاني مي باشند . امروزه مي توان اسناد و مدارك حسابداري را در ميكرو فيلم ها ، ديسكتها و ساير حافظه هاي جانبي كامپيوتر ضبط و نگهداري نمود .
c) وسايل محاسبه : دستگاههاي مختلفي در محاسبه به كار گرفته مي شود . ماشين حسابهاي الكتريكي و الكترونيكي ، ماشينهاي صندوق ، ماشينهاي نواردار و ... هم در سيستمهاي دستي و هم در سيستمهاي كامپيوتري مورد استفاده قرار مي گيرند . امروزه كامپيوترها تقريبا تمامي كار حسابداري از لحظه ثبت اطلاعات تا گزارش دهي را با سرعت بالا انجام مي دهند . ضرورت دارد دستگاههاي كامپيوتري به كار گرفته شده ، با نيازها و حجم معاملات موسسات متناسب باشند .
3) فرمها (forms) : ثبت و پردازش اطلاعات مالي نيازمند مداركي است كه چگونگي انجام معاملات مالي را نشان دهد . اوراقي كه عمليات مالي درآن ثبت مي شود را اسناد و مدارك اوليه مي نامند . اين اسناد معمولا به صورت فرمهاي خاصي طراحي و تهيه مي شوند ، مانند فاكتورهاي فروش ، خريد ، رسيد دريافت وجه ، حواله ، انواع دفاتر حسابداري از جمله فرمهاي مرسوم در امور مالي مي باشند . در طراحي فرمها بايد نكات زير رعايت شود :
پيش بيني فضاي خالي مناسب و كافي براي نوشتن اطلاعات
طراحي فرمها بر اساس نيازها و كاربردها
پيش بيني تعداد نسخه هاي لازم از هر فرم
برخي از فرمهاي مالي بصورت آماده در بازار يافت مي شود .
در سيستمهاي كامپيوتري از وسايل خاصي مانند كارت يا نوار منگنه شده ، نوار كاغذي ، وسايل مغناطيسي مانند ديسكت و ... استفاده مي شود .
4) روشها (procedures) : چگونگي انجام كار بصورت عادي و تكراري را روش گويند . روشهاي حسابداري يعني اينكه چه اقدامي ، توسط چه كسي ، در چه موقعي ، به چه ترتيبي و به كدام وسيله انجام شود تا اطلاعات مالي جمع آوري ، تجزيه و تحليل ، ثبت ، طبقه بندي و به شكل گزارشهاي مالي ارائه شده و در نهايت اسناد و مدارك مالي بايگاني گردد . روشهاي حسابداري به كار گرفته شده بايد با اجزاي سيستم هماهنگ باشد . در موسسه بزرگي كه از كامپيوتر جهت امور حسابداري استفاده مي شود ، تهيه ليست حقوق و دستمزد بصورت دستي ودادن آن به كامپيوتر اتلاف وقت و انرژي مي باشد .
ويژگيهاي سيستم حسابداري :
حسابدارن علاوه بر ثبت رويداد هاي مالي و تهيه گزارشهاي آن ، معمولا وظيفه تدوين سيستم حسابداري را نيز برعهده دارند . يك سيستم زماني مطلوب و مناسب است كه ويژگيهاي اساسي زير را داشته باشد :
· اقتصادي بودن (cost-effectiveness) : اطلاعات مالي با كمترين هزينه تهيه و ارائه گردد .
· عملي بودن (practicability) : عمليات مالي با نيروي انساني ، منابع و وسايل موجود انجام پذيرد .
· سادگي (simplicity) : اطلاعات با كمترين اقدام و با ساده ترين وسايل صورت گرفته و دستيابي به سوابق و مدارك با سهولت و با سرعت انجام گيرد .
· صحت (accuracy ) : گزارشهاي مالي بدون اشتباه و بر اساس واقعيتها تهيه گردد.
· انعطاف پذيري (flexibility) : با تغيير شرايط و قوانين ، اصول و روشهاي حسابداري ، سيستم به راحتي قابل تغيير بوده و تعديل شود .
· كنترلهاي داخلي (internal controls) : سيستم بايد شامل روشهايي باشد كه با اجراي آن مديريت سازمان بتواند عمليات را به سهولت هدايت و نظارت نمايد تا احتمال اشتباه ، تقلب و استفاده نادرست از سيستم واطلاعات مالي به حداقل برسد .
مراحل تدوين سيستمهاي حسابداري :
o مطالعه (study) : مطالعه پيش نياز تدوين هر سيستم مي باشد . قبل از اجراي هر طرحي مطالعه آن امر ضروري است . در تدوين سيستمهاي حسابداري بررسي محيط كار، برآورد حجم معاملات ، تعيين نوع صورتهاي مالي مورد نياز مديريت و سايرذينفعان و علاقه مندان ، مطالعه عوامل خارجي موثر بر فعاليتهاي موسسه و قوانين و مقررات حاكم ، لازم و ضرورري مي باشد .
o طراحي (desing) : در اين مرحله وسايل و تجهيزات لازم ، فرمها ، روشها، چگونگي پردازش و نگهداري اطلاعات به نحوي تعيين مي شود كه صورتهاي مالي به سهولت و به موقع تهيه و ارائه گردد . اصول پذيرفته شده حسابداري ، دستورالعملها و بخشنامه ها ي مربوطه در نظر گرفته شده و رعايت مي شود .
o استقرار و اجرا (implementation) : پس از طراحي ، اجراي سيستم آغاز مي شود . در اين مرحله برنامه ريزي هاي دقيق وهماهنگي هاي لازم صورت مي گيرد . يكي از ضروري ترين اقدامات اين مرحله آموزش كاركناني است كه دراجراي سيستم نقش دارند .
o بازنگري (revision) : پس ازاستفاده از سيستم ، ميزان بازدهي و كارائي آن با انتظارات و نتايج پيش بيني شده مقايسه و سنجيده مي شود . در صورت لزوم اصلاحات مورد نيازانجام مي شود تا سيستم به وضعيت مطلوب و مورد انتظار برسد .
«سيستم مناسب سيستمي است كه اطلاعات مالي را سريع ،صحيح و به موقع پردازش نمايد. »
علامه جعفری: خدایا تو را سوگند به عظمتت در این دار دنیا که جایگاه بده و بستان و معامله است موفق بفرما که ما مغبون نشویم آنچه که می گیریم بیارزد در مقابل آن سرمایه الهی حیات که از دست می دهیم